Kolme kulmakiveä yrityksen talouden turvaksi

Oletko sinä yksi heistä, joka saa näppylöitä numeroista?

Ei hätää, sillä et ole ainoa. Yllättävän monelta kokeneeltakin yrittäjältä, on jäänyt ottamatta oman yrityksen talousasiat haltuun. Olkoon tämä tieto sinulle helpotuksena, että yrittäjyydessä voi onnistua, vaikka talouteen liittyvät asiat eivät olisikaan sinun vahvinta alaasi.

Yrityksen taloudesta on kuitenkin hyvä ymmärtää jotakin, jonka jälkeen asioihin perehtyminen on helpompaa. Helpommaksi tämän tekee se, että yrittäjänä toimit talousasioiden kanssa päivittäin.

Lopulta yrityksen taloudenpito ei paljoa poikkea kotitalouden ylläpidosta. Samat lainalaisuudet pätevät molemmissa. Lisäksi yrityksen taloudesta kootaan kuukausittain raportointitietoja, jotka entisestään helpottavat taloudellisen kokonaiskuvan hahmottamisessa.

Kokosimme sinulle kolme kulmakiveä, jotka huomoimalla sinä voit edistää yrityksesi taloudellista asemaa. Perehtymällä näihin ja opiskelemalla asiaa enemmän saatat huomata, että yrityksen talousasiat ovatkin aika mielenkiintoisia ja jopa koukuttavia.

Hyppääs siis mukaan!

1. Kannattavuus

Kannattavuus on jokaisen yrityksen elinehto. Yksinkertaisesti kannattavuus tarkoittaa sitä, että yrityksen tulot ovat suuremmat, kuin menot. Kun yritykseen jää enemmän rahaa, kuin sieltä lähtee, yrityksen tulos on positiivinen ja toiminta kannattavaa. Kun rahaa lähtee enemmän, kuin jää, yrityksen tulos on negatiivinen ja toiminta kannattamatonta.

On tyypillistä, että huomio kiinnittyy helposti yrityksen tuloihin, vaikka menojen tarkastelu on vähintään yhtä tärkeää, ellei jopa tärkeämpää.

Uusi asiakas saattaa tarkoittaa esimerkiksi 50 tuntia lisälaskutusta yritykselle. Helposti tulee kertoneeksi 50 tuntia voimassa olevalla tuntiveloitushinnalla ja ajatella, että yrityksen kassaan kilahtaa mukava summa rahaa.

Silloin saattaa unohtua, että tuo 50 tuntia työtä, tarkoittaa saman verran lisäkuluja yritykselle. Kotipalveluyrityksen merkittävimmät kulut ovat työvoimakuluja sekä liikkumisesta aiheutuvia kuluja.

Yrityksen tuloja onkin hyvä lähestyä aina siitä näkökulmasta, mitä tulojen hankkiminen yritykselle kustantaa. Tällä tavoin on helppoa arvioida sitä, syntyykö tulon hankkimisesta lopulta enemmän tuloja, kuin menoja vai päinvastoin.

Lyhyellä aikavälillä yrityksen toiminta voi olla kannattamatonta eli tappiollista. Esimerkiksi toiminnan käynnistyessä yrityksellä saattaa olla enemmän menoja, kuin tuloja mutta kasvava asiakasmäärä ja lisääntyvä myynti korjaavat tilanteen jollakin aikavälillä.

Pitkällä aikavälillä tappiollinen toiminta johtaa yritystoiminnan päättymiseen koska yrityksen hankkimat tulot eivät kata yrityksen toiminnasta aiheutuvia menoja.

Kuulostaako hankalalta?

Onneksi se ei ole sitä, sillä yrittäjänä pystyt vaikuttamaan paljon enemmän yrityksesi menoihin, kuin tuloihin. Yrityksen tulot ovat aina epävarmoja koska yrittäjinä emme voi tehdä ostopäätöksiä asiakkaan puolesta. Sen sijaan voimme täysin vaikuttaa siihen, minkälaisia menoja yritykselle syntyy asiakastyön tekemisestä.

Kannattavuuden seurannassa tärkeä työväline on kirjanpidosta saatava tuloslaskelma, joka kertoo mistä yritys on saanut rahaa ja mihin rahaa on käytetty. 

2. Vakavaraisuus

Vakavaraisuus tarkoittaa yrityksen kykyä selvitä sille aiheutuvista veloista oman toimintansa ja omaisuutensa turvin. Yritykseen syntyy joko lyhyt- tai pitkäaikaista velkaa.

Lyhytaikainen velka tarkoittaa yleensä muutamasta viikosta muutamaan kuukauden mittaista velkaa, joka syntyy esimerkiksi aivan tavallisista laskuista (puhelin, sähkö, netti, jne). Pitkäaikainen velka puolestaan on yrityksen ottamaa pidempiaikaista lainaa esimerkiksi auton hankkimista varten.

Usein puhutaan ”puskurista”, jolla tarkoitetaan yrityksen tilille kertynyttä rahaa, jolla se voi maksaa laskujaan, ennen kuin se saa rahaa asiakkailtaan. Puskuri tarkoittaa yrityksen aiemmin tekemää positiivista tulosta ja siitä kertynyttä rahaa eli pääomaa.

Lyhyellä aikavälillä yrityksen on kyettävä maksamaan erääntyvät maksunsa. Pidempiaikaiset velat on kyettävä maksamaan toiminnasta kertyvällä positiivisella tuloksella ja siitä kertyvillä rahavaroilla.

Mikäli yrityksen toiminta on ollut kannattamatonta eli tulos on ollut negatiivinen, yrityksen vakavaraisuus heikkenee koska toimintaa varten on käytettävä pääomaa tai lainattava rahaa maksuja varten.

Muhkeakaan pankkitilin saldo ei siis välttämättä kerro kaikkea, vaan yrittäjän on oltava tietoinen mitä lyhyt- ja pitkäaikaisia velkoja yrityksessä on erääntymässä.

Yrityksen vakavaraisuuteen voi vaikuttaa samalla tavoin, kuin kotitalouden varallisuuteen. Pitämällä tuotantokustannukset kurissa ja hankkimalla vain liiketoimintaa edistäviä tuotteita ja palveluita, yrityksen varallisuus kasvaa.

Tärkeä työväline vakavaraisuuden seurannassa on kirjanpidosta saatava tase -raportti, joka kertoo yrityksen varat ja velat sekä niiden muutoksen tietyllä aikavälillä. Taseesta voidaan arvioida, minkälaista varallisuutta yrityksellä on omistuksessaan ja kuinka paljon yrityksellä on velkaa.

3. Maksuvalmius

Maksuvalmius on yrityksen toiminnan kannalta kaikista tärkein tekijä. Maksuvalmius tarkoittaa sitä, että yritys kykenee selviämään tulevista maksuista olemassa olevilla rahavaroillaan.

Yrityksen laskuttaessa asiakasta, sille syntyy tuottoja mutta yritykseen tulee rahaa vasta, kun asiakas on maksanut laskun. Yrityksen laskennallinen tulos realisoituu siten vasta, kun raha on siirtynyt yrityksen tilille. On syytä muistaa, ettei yrityksen tekemä hyvä laskennallinen tulos, välttämättä tarkoita hyvää maksuvalmiutta.

Maksuvalmiuteen vaikuttaa erityisesti laskujen maksuaika sekä se, maksaako asiakas laskunsa.

Mikäli asiakkaan maksuaika on pitkä, on yrityksen selvittävä omista laskuistaan sillä rahalla, joka sillä käytössään. Jos asiakas jättää laskunsa maksamatta, syntyy luottotappio ja yritys ei saa rahaa. Tästä huolimatta, yrityksen on kyettävä maksamaan omat laskunsa.

Valitettavan usein yrityksissä ei ole mietitty, miten asiakkaiden laskun maksamista seurataan ja miten sitten toimitaan, jos lasku jää maksamatta. Erityisesti kotipalveluyrityksissä asiakkaan elämäntilanne saattaa olla sellainen, ettei avoimeksi jäänyttä laskua kehdata periä.

Silloin kuitenkin unohtuu, että jos yritys ei saa rahaa myymistään palveluista tai tuotteista, sen työntekijät eivät saa korvausta tekemästään työstä ja yrityksen toiminta loppuu. Tämän vuoksi on tärkeä, että asiakkaat todella maksavat laskunsa.

Hyvinvointialueelle tai kunnalle palvelua tuottavan yrittäjän on syytä olla myös tarkkana maksuajoista, joita tilaaja käyttää. Pisimmillään maksuajat saattavat olla jopa 60 päivää. Yrityksen pitäisi selvitä maksuistaan ja velvoitteistaan koko tämä aika.

Yritys voi hetkellisesti ja jopa toistuvasti käyttää omien laskujensa maksuun edellä kuvattua ”puskuriaan” mutta nyrkkisääntönä voidaan pitää, että yrityksen tilillä tulisi olla jokaisen kuun päättyessä enemmän rahaa, kuin edellisen kuun päättyessä.

Maksuvalmiudesta huolehtiminen, on yrittäjän tärkein tehtävä.

Yrittäjän kannattaa varmistua seuraavista asioista:

    • Onko kaikki asiakkaille tehty työ laskutettu?
    • Maksavatko asiakkaat laskunsa?
    • Jos asiakas ei maksa laskua, tehdäänkö hänen kanssa maksujärjestely vai peritäänkö laskua?
    • Millaiset ovat tilaajan maksuehdot?
    • Mitä tuloja ja kuluja yrityksellä on seuraavan kolmen kuukauden aikana?

Maksuvalmiuden ennakoinnin työväline on kassavirtalaskelma, joka ennakoi yritykseen tulevaa ja sieltä lähtevää rahaa.

Lopuksi

Kolme edellä kuvattua kulmakiveä muodostavat terveen yritystoiminnan pohjan. Ne ovat vahvasti kytköksissä toisiinsa ja päivittäinen toiminta heijastuu niihin välittömästi. Yrityksen pitäessä kulut kurissa ja asiakasmäärän sopivalla tasolla, sen edellytykset tehdä positiivista tulosta paranevat. Silloin yrityksen kannattavuus paranee. Asiakkaiden maksaessa tyytyväisenä laskunsa, yrityksen maksuvalmius pysyy hyvänä ja yritys kykenee suoriutumaan sille tulevista laskuista. Kannattavasta toiminnasta kertyy rahavaroja, jotka edistävät yrityksen vakavaraisuutta koska sen ei tarvitse lainata rahaa selviytyäkseen. 

Arjessa tehdyt päätökset heijastuvat yrityksen talouteen ja siksi on tärkeä, että yrittäjänä sinä ymmärrät tehtyjen päätösten vaikutukset arjen käytäntöjen lisäksi myös yrityksen talouteen. Silloin voit tehdä sellaisia ratkaisuita, joilla edistät yrityksesi taloudellista asemaa.  

 

Jutellaanko lisää?

Mikäli yritystoiminta kotipalvelualalla kiinnostaa sinua, tutustu Aksonin yrittäjäratkaisuun. Olisi kiva verkottua kanssasi ja jutella lisää sinua kiinnostavista asioista.

Aksonin yrittäjäsivuille

Akson on kotipalveluyrityksistä koostuva yritysverkosto. Me haluamme olla kärkijoukossa kehittämässä suomalaista kotipalvelualaa.